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段取りよく新入社員研修を進めるためには?

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新入社員を迎えると、すぐに始まる新入社員研修。

この新入社員研修は、新入社員にとっては、「社内で初めて目にする、先輩社員の仕事」として印象に残ります。だからこそ、内容はもちろん、その「段取り」も極めて重要なことをご存知でしたか。たとえば、スムーズな段取りと配慮で行われた新入社員研修では、新入社員も「会社から大切にされている。」「学生時代とは全然違うな。」と身を持って感じ、気を引き締めることができます。

しかし、研修の段取りがイマイチでは、「会社ってこんなもんでいいんだな。」「この会社大丈夫かな。」と思われてしまうかもしれません。そうならないためにも、研修担当として以下の点に気を付けて、段取りよく進めていきましょう。

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研修スケジュールは関係者全員で共有

最初に、研修スケジュールは関係者全員で共有をしておきましょう。どこまでを「関係者」に含むか(研修講師担当の社員や人事担当役員、人事部、新入社員の配属先の上司など)は、会社の状況に合わせて確認し、決めてください。

研修講師担当の社員も、自分が担当する時間と内容だけでなく、その前後の研修スケジュールを知っておいたほうが、柔軟な対応がしやすくなります。また、スケジュールを共有することで、新入社員研修への興味関心を持ってもらう効果も期待できるでしょう。

 

講師に事前の確認と情報提供を忘れずに

次に研修前には、各研修講師担当の社員に事前の内容確認と、新入社員に関する情報提供をしっかり行いましょう。これは研修前日か、当日の朝までに行っておければベストです。どうしても時間が取れなければ、直前でも構いません。研修の目的、新入社員に学んでもらいたい範囲がきちんとすり合っているかを確認し、「ぜひよろしくお願いします。」と改めて一言お願いできれば、講師もより気持ちよく登壇してくれるでしょう。

また新入社員の研修に参加する様子を見ながら、研修を運営するにあたって意識してほしいことがあればこの時に伝えておきます。たとえば、

「○○さんは、積極的に参加しているけれど、××さんは少し消極的なので、質問を振るなどして研修に参加させてほしい。」

「△△さんは、面接でもいい視点で質問をしてきたので、話を振ったら他の新入社員の刺激になるような発言をしてくれるかもしれない。」

という、新入社員の参加姿勢に関するものや、場を活性化させるために効果的な情報などです。このような情報提供によって、講師は研修中に誰に気を配ればよいかがわかり、新入社員にとってもより学習効果の高い時間にすることができるでしょう。

 

資料内容はコピー前に再チェック

事務的かつ基本的なことですが、「資料がきちんと整っている」ことは研修の大前提です。資料を人数分コピーする前に、誤字・脱字をもう一度チェックしましょう。同時に、わかりにくい表現はないか、社内用語がそのまま使われていないか、図の使用などわかりやすい内容になっているか、メモが取れる余白があるかなどの確認も必要です。

ページ番号が振られていない資料には、必ずページ番号も振っておくようにしましょう。

 

会場の「快適さ」には細心の配慮を

さらに、研修会場の「快適さ」も重要です。「暑すぎる」「乾燥しすぎる」といった環境では、集中して学ぶことができません。温度・湿度は快適な状態であるように、空調を確認しておきましょう。また、研修会場も広すぎれば落ち着かなく、狭いと窮屈さを感じてしまいます。集中して研修を受けてもらうためにも、新入社員の人数に合わせた会場の準備が必要です。

そして、パワーポイントを使用する場合には、プロジェクターやパソコンの動作確認、ポインターの準備なども忘れないようにしましょう。

 

「研修の目的」は新入社員に必ず共有

研修は、誰もが素直な気持ちで受けてくれるとは限りません。中には、「何でこんなことが必要なのだろう?」と思ってしまう人もいます。そこで研修のスタート時には、「研修の目的」を新入社員に必ず共有するようにしましょう。この「研修の目的」は、新入社員研修全体の目的はもちろんですが、そのテーマごとの目的もきちんと説明するとより効果的です。たとえば半日の研修スケジュールが

1)9:00~10:30 ビジネスマナー研修

2)10:30~10:45休憩

3)10:45~11:15就業規則や福利厚生の説明

4)11:15~11:45経理伝票申請のルール説明

だとしたら、「ビジネスマナー研修」「就業規則や福利厚生の説明」「経理伝票申請のルールの説明」が始まる前に、1~2分時間を割いて、イントロダクションとしてそれぞれ学んでほしいこと、しっかり聞いてほしいポイント、研修の重要性などを説明しましょう。

ビジネスマナー研修にしても、何も言われずに話を聞くのと、「名刺の渡し方、受け取り方はきちんと教えてもらえる機会はこの研修だけなので、しっかり学んでくださいね。」とポイントを言われるのでは参加姿勢が大きく変わってくるはずです。また、「気になることは何でも聞いてほしい。」「積極的に議論をしてほしい。」など、「研修にどんな姿勢で参加してほしいのか」という参加姿勢についても、その都度繰り返し伝えていきましょう。

 

研修後には「学んだことのアウトプット」を

研修後には、必ず感想を確認するようにしましょう。確認の方法は、研修後の会場で1人ずつ発表してもらう(人数が多い場合には、数人を当てる)方法と、アンケートで確認する方法があります。その場で1人ずつ発表してもらえば、人事担当者が研修の理解を確認できるだけでなく、新入社員同士が同期の考えや理解を共有する場にもなります。

一方、個別にアンケートを書いてもらえば、記録としても残り、研修がどの程度伝わったか確認することができます。各研修でアンケートを用意し、研修講師担当の社員に感想をフィードバックすれば、その社員が次回以降に登壇する際の参考にもなります。「面白かった」などの感想があれば、モチベーションにもつながるでしょう。

このように「感想のアウトプット」には、様々な効果があります。可能な限り、その場の発表やアンケートの記入などで、新入社員が「自分は研修で何を学んだのか」を考えて、アウトプットする場を作りましょう。

 

「段取り上手」な新入社員研修の効果とは

「新入社員研修に、そこまで段取りを意識しなくても・・・。」と思うかもしれません。しかし、段取り上手な新入社員研修の影響は意外に大きいのです。

まず、新入社員はそのスムーズな運営や配慮に、「これが社会人の仕事か。」と「学生と社会人の違い」を実感します。研修内容だけでなく、こうした「周囲の対応」が、「学生」から「社会人」へ意識を切り替えるきっかけになるのです。また、会社として段取りよく、細かな点まで配慮されているほど、「これだけきちんとやってくれる期待に応えよう。」と、仕事へのモチベーションが高まる可能性も高いでしょう。

さらに、研修に協力してくれる社員の講師も、研修の段取りや、研修後の対応が良ければ次回以降も快く対応してくれます。新入社員研修の講師は、通常業務の忙しい時間を割いて行うことになりますので、段取りが悪ければ「来年は他の人に頼んで。」と言われかねません。

事前の準備、周囲とのコミュニケーション、そして臨機応変な対応でスムーズな新入社員研修ができるよう心がけましょう。

ライター紹介

小松 紀子

http://r09.jp/

株式会社アールナイン
一般社団法人国際キャリア・コンサルティング協会
1997年国際基督教大学教養学部卒業。

大手人材紹介会社で人事、経営企画、キャリアアドバイザーを経験。在職中、転職希望者へのサービス向上プロジェクトや、ナレッジマネジメントプロジェクトなど多くの全社プロジェクトに参画する

現在は株式会社アールナインの広報及び一般社団法人国際キャリア・コンサルティング協会の広報を担当しながら、中小企業への就職・転職促進を目的とした情報サイト「信州人キャリアナビ」にて数多くの経営者・キャリアインタビューを通じ、地方中小企業の情報発信、採用支援を手掛けている。

アールナイン:http://r09.jp
国際キャリア・コンサルティング協会:http://icca-japan.or.jp

株式会社アールナイン

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