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内定承諾率を高める内定通知のタイミングとちょっとした秘訣

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こんにちは。採用と人材育成のコンサルティングを行う株式会社アールナインの小松です。

売り手市場の今、内定者が自社も含めて複数の内定から自分が行きたい企業を選ぶのは珍しくありません。

明らかに条件や仕事内容に差がある場合は別として、「仕事内容や給与は同じくらいで、どっちの会社にしようか迷っている」ような場合、「どの企業に入社するか」を決めるのは、実はこの「最後の詰め」の「内定を伝えるタイミング」や「伝え方」が、内定者の最終意思決定を左右することもあるとご存知でしたか。

今日はそんな内定者の内定承諾率を高める、「内定通知のタイミングと伝え方」について確認していきましょう。

 

内定通知はできるだけ早く!

最終面接の後、企業からの内定の連絡は早ければ早いほど候補者にとっては嬉しいものです。

そして内定の連絡が早ければ早いほど、「それだけ前向きに対応してくれたんだ」と企業の採用意欲も伝わります。内定者の心をグッと掴み、内定承諾率を高めたいなら、内定通知はできる限り早くだしましょう。

そうはいっても内部調整があったり、他者と比較検討が必要であったりと、なかなか「内定を早く出せない事情」などもあるかと思います。

それでも、たとえば条件面などの確認は、

  • 最終面接前にある程度話をしておき、面接後にすぐに社内で確認ができるようにしておく
  • 最終面接の時期をできる限り集中させて、短期間に比較検討できるようにする

など、前もって「内定したら、すぐに内定通知が出せる」ようにある程度調整することはできるかと思います。

内定の連絡をもらう側からみれば、「最終面接から内定通知までの早さ=企業が自分を採用する意欲の高さ」ですから、内定通知は早ければ早いほど、内定者の心に響きます。ぜひスピーディな対応を心がけましょう。

 

内定の連絡はまずは電話で

内定を連絡する手段にはメールか電話がありますが、できれば事前に連絡のつきやすい時間帯を確認しておいて、内定の連絡の第一報は電話で直接話しましょう。

候補者も、最終面接後にかかってくる応募企業からの電話であれば、最優先で対応するはずです。

メールはお互いに都合がいい時に確認できる便利な手段ではありますが、コミュニケーションの温度感がなかなか伝わりません。内定の連絡は、「ぜひ一緒に働きましょう」と内定の喜びを伝えやすい、また相手の反応も伝わってきやすい「電話」のほうが、コミュニケーション手段に向いています。

ただし、「電話がつながらない」となかなか連絡できずに内定を伝えるのが遅くなってしまってはいけないので、つながらない場合には留守電を残して折り返しを待つ、あるいはメッセージを残した後にメールで送るなどの対応をしましょう。

 

内定者への評価や期待を、気持ちを込めて伝える

内定承諾率を高めるためには、なるべく早いタイミングで伝えるだけでなく、その伝える内容も重要です。

連絡の際には、候補者に対してどんな評価をしているのか、入社後にどんな仕事をしてほしいと期待しているのか、内定者への評価や期待をぜひ気持ちを込めて伝えましょう。

人間だれしも、認められたり、好意的に受け入れてもらったりすれば嬉しいものです。同じ「内定」であっても、淡々と伝えられるよりは、「ぜひ入社してほしい」と気持ちを込めて言ってもらったほうが胸に響きます。

また、人の感情は伝染しやすいので、自分の内定を採用担当者が喜んでいれば、内定者もより内定の喜びを感じやすくなるでしょう。

  • 「〇〇さんの決算業務の経験を、ぜひ活かして活躍していただきたいと思っています」
  • 「面接で××さんのお話を伺ってきて、私も含めて面接担当者全員が××さんとぜひ一緒に働きたいと思っています」

と、気持ちを込めて評価や期待を伝え、内定を一緒に喜びましょう

 

できるだけ早めに直接会い内定者が迷っていそうならエース級の社員と面談を設定する

このように内定を伝えた後にすぐに「ありがとうございます、ぜひお願いします!」といってくれる内定者もいれば、「ありがとうございます。また考えてお返事させていただきます」と「一旦保留」になる内定者もいると思います。

いずれの場合でも(特に後者の場合は)、「内定通知書をお渡しして、ご説明させていただきたいので」とでできるだけ早めに、直接会うことをおすすめします。

内定通知書のやりとりはもちろんメールでもできますが、「直接会って話す」ことでより会社の期待や評価が内定者に伝わりますし、また直接会うからこそわかる内定者の表情や態度などから、内定承諾の意志がどれくらいありそうなのかを確認することもできます。

また、意思決定を迷っていそうな内定者であれば、「内定通知書を渡す」だけではなく、その内定者の心を惹きつけそうな(若手で人望がある、活躍をしている、内定者がやりたい仕事をしている)社内のエース級の若手社員との面談を設定するのも効果的です。

迷っている状態でも他社への希望度合のほうが高い場合は、直接会うという提案を断られる可能性が高いですが、「〇〇さんも希望している××の分野で活躍している社員と、ぜひ一度話してみませんか?」と提案すれば、来社してくれる可能性は高くなるでしょう。

「応募してきたんだから、内定を出せば入社してくれるだろう」と思いたいところですが、優秀な人材ほど複数の内定をもらい、その中から入社先を選択します。

そのときに迷う内定者の背中を自社に向けて一押しできるように、企業の熱意を伝えられるような内定通知のタイミングや伝え方をしていきましょう。

ライター紹介

小松 紀子

http://r09.jp/

株式会社アールナイン
一般社団法人国際キャリア・コンサルティング協会
1997年国際基督教大学教養学部卒業。

大手人材紹介会社で人事、経営企画、キャリアアドバイザーを経験。在職中、転職希望者へのサービス向上プロジェクトや、ナレッジマネジメントプロジェクトなど多くの全社プロジェクトに参画する

現在は株式会社アールナインの広報及び一般社団法人国際キャリア・コンサルティング協会の広報を担当しながら、中小企業への就職・転職促進を目的とした情報サイト「信州人キャリアナビ」にて数多くの経営者・キャリアインタビューを通じ、地方中小企業の情報発信、採用支援を手掛けている。

アールナイン:http://r09.jp
国際キャリア・コンサルティング協会:http://icca-japan.or.jp

株式会社アールナイン

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